我近期常用的 10 項工具和選擇使用場景的邏輯

不知道大家如何分配數位工具的使用場景呢？

以下這些是我最常用的一些工具，除了描述選用邏輯、也會列出近期實務上的應用情境（以下任意排序、並非以使用頻率）：

1. googlesheet 👉 要同時針對大量數據進行概覽、處理、計算
   • 3 個近期使用的情境：
     • 依營業數據設計可即時動態計算的損益表檢視報表畫面
     • 依產品的核心管理檔案、依據不同平台（POS機、進銷存系統、電商平台）的資料結構產出可批次匯入更新/新增的資料檔
     • 將B2B客戶訂單系統的原始資料轉換成自訂分區揀貨的列印格式
2. appsheet 👉 講求表單進階使用情境，如「依權限顯示表單欄位、即使產生表單資料、需要關聯式資料結構加速資料輸入、簡單資料自動化工作流、動態檢視基本圖表
   • 3 個近期使用的情境：
     • 會員系統：
       • 使用者－僅可檢視個人資訊、進行會員行為
       • 管理者－可編輯會員資料、新增編輯內容
     • B2B 訂單管理系統：
       • 客戶－可查看專屬報價、進行下單、查看紀錄
       • 業務－可建立客戶報價、代客下單、查看統計資料
       • 行政、業助－可協助下單、新增客戶及品項
       • 管理者－可進行所有操作
     • 員工打卡系統：
       • 員工－打卡、檢視個人紀錄、查看薪資、排班、劃休
       • 基礎管理者－排班、查看報表、管理出勤
       • 薪資管理者－收到薪資報表、查看紀錄
       • 最高管理者－可進行所有操作
3. Notion 👉 資料收集、異動頻率不高的資料內容管理、網址書籤管理、資料量不多的資料管理、需要快速轉換資料的視覺排版、極簡易表單需求、讓 AI 基於我資料庫進行任務和回覆
   • 3 個近期使用的情境：
     • 書籤管理、內容收藏－在行動裝置／桌機都直接將想收藏的內容新增到 Notion 、讓 Notion AI 擷取當下的靜態內容、並直接進行分類
     • 專案管理、日誌管理－結合 Notion 原生自動化（automations）、Notion AI 、Custom Agent 建置網狀工作流，產生工作日誌、排程建立待審內容
     • 商品開發、迭代管理－紀錄商品開發過程的資訊碎片、以及多種格式的相關內容（文字、圖片、影音、網址、檔案等）
4. n8n 👉 高頻率大量執行的自動化工作流
   • 目前 1 個實務使用情境：
     • 紀錄多重 LINE 官方帳號對話
5. make.com 👉 執行頻率中低、快速建置、偶爾用的自動化工作流
   • 3 個近期使用的情境：
     • 下單數位商品後自動發送 email 通知交付檔案
     • 建置可供多 LINE 官方帳號發送推播訊息的 API 中間管道
     • 建置可對 LINE OA 圖文選單深度客製化設定的工作流
6. heptabase 👉 邏輯梳理、流程規劃、心智圖式靈感紀錄
   • 3 個近期使用的情境：
     • 視覺化顧客消費歷程
     • 視覺化公司營運流程
     • AI 工作流架構規劃
7. Adobe Illustrator、Adobe photoshop、Adobe Firefly 👉 需發向量稿印刷的排版設計、細緻修圖、精細生圖
   • 3 個近期使用的情境：
     • 大圖輸出、名片、精細海報等印刷品
     • 幫餐廳客戶以隨手拍的餐點照生成專業的商業攝影照片
     • 圖片素材生成
8. Canva 👉 簡單海報、社群圖文素材排版、簡單影片製作、使用圖庫
   • 3 個近期使用的情境：
     • 快速建立影片
     • 建立社群貼文素材
     • 製作 LINE 官方帳號圖文選單圖片
9. 複雜數據儀表板 👉 Looker studio
   • 3 個近期使用的情境：
     • 多視角檢視的商品銷售分析儀表板
     • 營運綜效報表
     • google search console 報表
10. AI 助理 👉 Gemini > Chatgpt > Claude
    • 3 個近期使用的情境：
      • 主題研究
      • 彙整資訊、快速摘要
      • 思辨討論

這樣盤點下來，我發現了一件有趣的事，「這些工具都已經整合 AI 功能了」！

這裡面有哪些也是你常使用的？你都如何選擇呢？歡迎留言分享自己使用的工具和使用方式。